Egy termék valódi ára

Az ártól a valós költségekig

Egy beruházásnál, legyen az műszaki, vagy bármi olyan termék amit hosszútávon szeretnénk üzemeltetni, a vásárláskor legfontosabb szempontunk az ár. Egy termék árának ismerete valóban elégséges ahhoz, hogy hosszútávú döntést hozzunk? A vásárláskor természetsen igen, hiszen sokkal jobb érzés egy látszólag ugyanolyan terméket megvásárolni olcsóbban.

A kezdeti örömünket azonban hamar elveheti egy-egy nem várt probléma, meghibásodás, üzemeltetési nehézség, vagy bármi olyan esemény, amivel nem számoltunk, hiszen csak az árat vizsgáltuk meg a vásárláskor. Biztosan találkoztunk már az érzéssel, amikor egy eszközünk javítási költsége elérte, vagy akár meg is haladta annak árát. Ez igen bosszantó tud lenni, még akkor is, ha rengeteget spóroltunk a beruházással, hiszen így már rögtön ott tartunk, mintha kettőt vásároltunk volna az adott termékből.

Rengeteg iparágban már nem csak a vételárral számolnak, hanem alkalmaznak valamilyen TCO számítást is a beruházások megtervezésénél. A TCO az angol total cost of ownership kifejezésből származik, ami egy eszköz birtoklásának valós költségeit mutatja. Magyarul hivatalosan teljes életút költségnek nevezzük, de a mindennapokban mi is átvettük már a TCO mozaikszót. A mutató arra szolgál, hogy egy-egy vásárlási döntéskor ne csak az árcédulát figyeljük, hanem vegyük számításba azokat a költségeket is, amelyek az eszköz teljes élettartama alatt jelentkeznek majd.

Milyen módon segít nekünk a TCO?

Ha a beruházási költségek mögé nézünk és alkalmazzuk a TCO számítást, két olyan előnyt fogunk tapasztalni, ami több területen is hasznunkra válhat:

• A TCO számítás lehetővé teszi, hogy vizsgáljuk egy rendszer hosszú távú működési költségeit és feltárjuk azokat a pontokat, ahol javíthatunk a hatékonyságunkon. Ha például a TCO modell azt mutatja, hogy egy rendszer működtetésének bérköltségei az üzemeltetés jelentős hányadát teszik ki, érdemes meggondolnunk azt, hogy bizonyos érintett folyamatokat automatizáljunk, akár új beruházással, akár átszervezéssel.
• A TCO számítás pontosabb képet ad egy-egy beruházás esetében az ajánlatok összehasonlításához és ezzel segíti a megalapozottabb döntéshozatalt. A kizárólagosan a termék árárával kalkulálás helyett láthatjuk, hogyan csökkenthetjük a teljes tulajdonlási költségeinket, számolhatunk olyan költségekkel amelyek várhatóan akár nagyobbak lesznek mint maga a vételár. Ennek segítségével jobb pozícióban tárgyalhatunk a beszállítókkal. 2015-ben egy az Intel által végzett elemzés kimutatta, hogy egy átlagos informatikai rendszer teljes költségének a 70-80 százaléka a rendszer megvásárlása után, a támogatási fázisban keletkezik. (Total Cost of Ownership: Factors to Consider)

Jobb döntések, tisztább jövőkép

Hogy megértsük a TCO számítás fontosságát, vegyünk egy egyszerű példát. Szeretnénk valamit vásárolni és két beszállító termékei közül kell választanunk. Az egyik (Gyártó 1) gyártó eszközei olcsóbbak, de a gyártó kevésbé foglalkozik a termék minőségével és az üzemeltetési nehézségek minimalizálásával, míg a másik gyártónk (Gyártó 2) termékei ugyan drágábbak, de könnyebben szerelhetők és hatékonyabban üzemeltethetők.

Az első ábrán pusztán az árral foglalkozunk. Itt jól látható, hogy az a gyártó nyerné a beszerzést, amelyik olcsóbban adja a termékeit.

A második ábrán az installálás költségeivel növeljük az árat, ami sokszor elkerüli a figyelmünket. Ilyen költségek lehetnek maga az installálás, az üzemeltetők képzése, a projekt kezelése, ami már a beszerzés után merül fel. Tegyük fel, hogy a második induló tudja bizonyítani számunkra, hogy a terméke gyorsabban felszerelhető, kevesebb tréninget kell tartsunk a személyzetnek. Erre jó példa lehet az, ha egy gyártó az üzembehelyezéshez valamilyen segítséget ad számunkra, vagy a tervezést gyorsítja fel. Hasznos példa lehet még az eszközök leszállításának módja is: Tételezzük fel, hogy a második gyártó készre szerelve szállít, míg az első darabokban szállítja az eszközeit, amit nekünk a helyszínen még össze is kell szerelnünk. Ha ezekkel a plusz költségekkel vizsgáljuk a kérdést, akkor jól látható, hogy kezdenek a számok közeledni egymáshoz, de ne feledjük el, itt még csak az első évben felmerülő kiadásainkkal számoltunk.

Ha kiterjesztjük a számításainkat az első év utánra és megvizsgáljuk a teljes élettartam alatt felmerülő költségeket, akkor a következőkkel kell számoljunk: Egy üzemben lévő rendszer esetében mindig van üzemeltetési költségünk, karbantartási költség, meghibásodás és egyéb nem várt kiadások. Tételezzük fel, hogy a második gyártó hitelt érdemlően bizonyítani tudja, hogy az eszközei kevesebb karbantartást igényelnek, magasabb rendelkezésreállást képesek számunkra adni alacsonyabb fogyasztás mellett. Például úgy képes egy gyártó bizonyítani ezt a feltételezést, ha a termékei tesztelésre kerültek az általunk megadott környezetben, vagy ad számunkra egy esettanulmányt, hogy bizonyítsa állításait (MTBF tanulmány pl.). Ha most vizsgáljuk a számainkat, már a második gyártó képes jobb árakat adni, mint az első, pedig nemrégiben még meg mertünk volna esküdni rá, hogy az a jobb választás.

Kockázat kezelés, mint beruházási tényező

A kockázat kezelés már önmagában is egy önálló szakma, így nem mélységében vizsgáljuk a kérdést, minden vállalatnak/döntéshozónak ki kell dolgoznia a maga kockázatkezelési modelljét. A kockázat viszont minden egyes beruházás esetén valós és számolni kell vele, hiszen befolyással lehet a beruházás lebonyolítására.

Informatikai rendszerek esetében a legfontosabb kockázati tényezők, amelyekkel számolnunk kell:

• Kritikus üzleti adatvesztés/szivárgás kockázata. Amennyiben egy olyan kamerarendszert üzemeltetünk, amely a kasszákat figyeli a későbbi tranzakció ellenőrzés végett, akkor megbízható videora van szükségünk folyamatosan, minden tranzakcióról. Ha a rendszer egy meghibásodás miatt leáll és egy bizonyos időszakra nem tudunk ellenőrzést végezni, az mekkora kárt okoz a cégünknek?
• Kibertámadás kockázata. Milyen károkat okoz egy nem várt támadás, amely a rendszerünket elérhetetlenné teszi, vagy adatvesztést, netán adatok kiszivárgását okozza? Mekkora károkat okozhat egy olyan adatszivárgás, amely esetleg személyes adatokat is érint? Mennyit veszíthetünk a megbízhatóságunkból, ha ilyen esetbe keveredünk?
• Márka sérülésének kockázata. Ha olyan beszállítót választunk, amely nem igazodik a saját magunkkal szemben megfogalmazott elvárásokhoz, legyen az környezeti, szociális, gazdasági, vagy etikai kérdés, úgy kockáztathatjuk a saját jó hírnevünket is, amely szintén károkat okozhat hosszútávon.

Tételezzük fel, hogy az előbbi példa beruházás esetén végeztünk egy kis kockázatelemzést is a Gyártó 1 és a Gyártó 2 esetében is. Az egyes gyártónk ebben a modellben egy rosszabbul szerepel, mint a kettes számú pályázó, mert több feltört rendszerre is találtunk példát, vagy a biztonsági frissítések nem elég gyakoriak az eszközeihez, vagy a kiberbiztonságot nem kezeli számunkra elég kiemelten. Ha az eddigi modellünkhöz ezt is hozzáadjuk, akkor a következőképpen alakulnak a számaink, ami megint csak azt erősíti, hogy inkább az elsőre drágábbnak tűnő, de hosszútávon olcsóbb gyártót válasszuk.

Ha TCO számítást akarunk végezni, ezekre figyeljünk oda

Talán elsőre bonyolultnak és kézzelfoghatatlannak tűnik a TCO számítás, hiszen olyan költségeket akarunk megtippelni, amelyeket nem tudhatunk előre biztosan, de ennek a folyamatnak nem kell szükségszerűen bonyolultnak lennie. Mindig kicsiben kezdjük, olyan kérések elemzésével, amelyeket meg tudunk válaszolni és meg tudunk pontosan határozni, hogy számszerűsíteni tudjuk egy-egy elemzés során.

1. Mi van a dobozban? Alaposan vizsgáljuk meg, mit is kapunk a pénzünkért. Vajon minden tartozék, amelyre szükségünk lehet benne van az árban, vagy érhetnek meglepetések és vásárolhatunk még kiegészítőket is később, amikre most nem gondoltunk? Ilyen lehet például egy tartókonzol, egy tápegység, stb.
2. Vizsgáljuk meg az üzembehelyezést közelebbről! Mennyire bonyolult a rendszert üzembe helyezni? Mennyire illeszthető az új termék egy esetleg már működő régi mellé? Mennyi időt kell töltenünk tanulással, ahhoz, hogy használni tudjuk az új eszközünket?
3. Vizsgáljuk meg az üzemeltetési kérdéseket! Mennyi időt kell majd várhatóan karbantartással foglalkoznunk, mik az általános meghibásodási mutatói a terméknek (pl. MTBF)? Számoljuk át a járulékos költségeket is, például: Egy kamerához szükséges új hálózati végpont, tárolókapacitás és tápellátás. Vizsgáljuk meg, hogy mekkora sávszélesség igénye van az egyes termékeknek, mennyi áramot fognak felvenni és mekkora tárolókapacitásra van szükségünk az esetleges felvételek tárolására?
4. Keressük a rejtett költségeket! Mennyire lesz egyszerű a lehetséges eszközök későbbi átállítása, más módon történő felhasználása? Mennyi időt fog tölteni a személyzet, vagy akár mi magunk az eszköz használatával? Van esetleg szállítási vagy tárolási költség az egyes ajánlatok esetében?
5. Számszerűsítsük a kockázatokat! Mik a legfontosabb kockázati tényezők az új beruházással kapcsolatban? Elképzelhető, hogy ezt nem tudjuk számszerűsíteni, de súlyozni mindenképpen tudjuk, hogy melyik feltárt kockázat milyen hatással lehet cégünkre a későbbiekben, ez pedig befolyásolhatja döntésünket.

Birtoklás és megtérülés

A TCO egy nagyon fontos és hasznos fogalom, amely egy nélkülözhetetlen eszköz a stratégiai beszerzéshez és a felelős döntéshozáshoz. Mindamellett a TCO számítást már sok iparágban alkalmazzák, ahol bizonyította nélkülözhetetlenségét.

A TCO alapú megközelítésnek van még egy elvitathatatlan előnye, segítségével meg tudjuk teremteni az alapját annak, hogy a megtérüléssel is számolhassunk, hiszen a ponsot hosszútávú költségek nélkül nem tudjuk megítélni, hogy valóban milyen értékeket teremt egy beruházás és azok milyen megtérülést is jelentenek a cégünk számára. A megtérülés, vagy szintén 3 betűs nevén a ROI szintén fontos paramétere lehet egy-egy beszerzésnek, de cikkünkben erre most nem térünk ki.